So ist es sinnvoll, mit der Mitarbeitervertretung beziehungsweise mit dem Betriebsrat zusammen eine Betriebsvereinbarung (BV) über das BEM zu treffen. Arbeitnehmer- und Arbeitgebervertretung einigen sich in der (BV) in Bezug auf einen einheitlichen BEM-Prozess und Festlegungen zum Datenschutz und halten diese schriftlich fest. Im späteren Verlauf können mithilfe dieses standardisierten Vorgehens ggf. auftretende Streitfragen geklärt werden.

Damit die Mitarbeitenden über das BEM Bescheid wissen und nicht erst im BEM-Fall zum ersten Mal davon hören, sollten sie vorab transparent und offen über das Vorgehen, die Gründe und die Ziele des BEM informiert werden. Dies kann in persönlichen Gesprächen, Betriebsversammlungen, Rundschreiben, Newslettern oder über das Intranet erfolgen. Dadurch weiß jeder Mitarbeitende, was auf ihn oder sie zukommt und ist dann auch eher gewillt, eine Einladung zum BEM-Gespräch anzunehmen.

Weiterhin sollten bereits vor Beginn eines BEM-Verfahrens alle zur Dokumentation notendigen Formulare und Unterlagen vorbereitet werden. Dadurch kann viel Zeit gespart werden und die vorgefertigten Dokumente geben im Verfahren eine gewisse Orientierung.

Zuletzt ist noch zu bestimmen, welche Personen innerhalb des Unternehmens für das BEM verantwortlich sein sollen. Im Gesetz steht, dass das BEM-Team aus einem Vertreter des Arbeitgebers, häufig aus der Personalabteilung und einem Mitglied der Interessenvertretung des Arbeitnehmers (sofern vorhanden) besteht. Sollte es sich um einen schwerbehinderten Mitarbeitenden handeln, sollte auch die Schwerbehindertenvertretung  beteiligt werden. Neu ist, dass seit der Ergänzung des Gesetzes § 167 Abs. 2 des SGB IX im Jahr 2021 jeder Beschäftigte „eine Vertrauensperson eigener Wahl“ zum BEM-Verfahren hinzuziehen kann. Zusätzlich können je nach Fall ein Arbeitsmediziner, eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder externe Stellen wie Fachkräfte des Integrationsamts oder Rehabilitationsträger beratend hinzugezogen werden. Außerdem können die Rehabilitationsträger und die Integrationsämter den Arbeitgeber bei der Einführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements unterstützen (§ 167 Abs. 3 des SGB IX). Letztendlich hat beim BEM der Arbeitnehmer das Recht zu entscheiden, welche der genannten Personen dabei sein sollen. Demzufolge ist es auch möglich und notwendig ein BEM ohne Interessenvertretung (z. B. Betriebsrat) durchzuführen, wenn der Beschäftigte dies wünscht oder keine Interessenvertretung im Unternehmen vorhanden ist.

Sind diese Schritte erfolgreich vorbereitet worden, ist das Unternehmen hinsichtlich eines möglichen BEM-Verfahrens gut aufgestellt.