Ist die Einladung vom Mitarbeitenden angenommen worden, steht dem ersten BEM-Gespräch nun nichts mehr im Weg. Dabei soll noch einmal genau über das Vorgehen, die Ziele und Möglichkeiten des BEM aufgeklärt werden. Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte sich der Arbeitgeber die Zustimmung oder Ablehnung des Arbeitnehmers zum BEM sowie zum Datenschutz schriftlich bestätigen lassen. Bei einer Einwilligung hat der Mitarbeitende jedoch zu jeder Zeit das Recht, diese zurückzuziehen und das Verfahren vorzeitig zu unterbrechen oder zu beenden. Unmittelbar hat ein Abbruch keine negativen Konsequenzen. Im Falle einer krankheitsbedingten Kündigung kann sich der Arbeitnehmer dann aber vor Gericht nicht auf ein fehlendes BEM stützen.

Um optimal auf das Gespräch vorbereitet zu sein, finden Sie hier eine Checkliste. Beim Gespräch gilt es Folgendes zu beachten:

• Begrüßung:                         
  • Dank und Wertschätzung fürs Kommen / Smalltalk
• Erklärung des Ablaufes:
  • Ziel des Gesprächs und des BEM allgemein
  • Aufklärung über Dokumentation und Datenschutz
  • Rückversicherung über das Einverständnis des Mitarbeitenden einholen
• Informationen sammeln:
  • Nach der Arbeitssituation und den Einfluss auf die Gesundheit fragen
  • Nach persönlichen Wünschen und Bedürfnissen fragen
• Mögliche Fragen:
  • Ist die gesundheitliche Beeinträchtigung auf einen Arbeitsunfall zurückzuführen?
  • Welche Bedenken, Unsicherheiten oder offene Fragen gibt es für die Rückkehr an den Arbeitsplatz?
  • Was könnte eine Rückkehr an den Arbeitsplatz erleichtern?
  • Welche Ziele und Vorstellungen hat der / die Mitarbeitende?
• Zusammenfassung:
  • Die wichtigsten Gesprächsinhalte zusammenfassen
  • Weitere Schritte festlegen
  • Nächsten Gesprächstermin vereinbaren
  • Einverständniserklärung oder Ablehnung weiterer Schritte unterschreiben lassen
• Verabschiedung:
  • Für das Gespräch bedanken
  • Optimismus ausdrücken, dass man vom Erfolg des BEM überzeugt ist
• Dokumentation:
  • Dokumentation gemäß den gesetzlichen Vorgaben (Mustervorlage zur Dokumentation des Erstgespräch

Allgemein sollte man als Arbeitgeber bzw. Arbeitgebervertretung im Verlauf des Gesprächs Verständnis für den Mitarbeitenden zeigen, aktiv zuhören, offene Fragen stellen, keine Vermutungen aufstellen und auf eine Ausgewogenheit der Gesprächsanteile achten.

Auf das Informationsgespräch folgt dann das Beratungsgespräch. Hier geht es nun darum, geeignete Maßnahme zu erarbeiten, die dem Mitarbeitenden dabei helfen sollen, sich wieder in das Arbeitsleben einzugliedern. Beispiele hierfür sind eine Anpassung des Arbeitsplatzes oder ein schrittweiser Wiedereinstieg hinsichtlich der Arbeitsleistung beziehungsweise der Arbeitszeit. Der Arbeitgeber kann weiterhin ausdrücklich seine Hilfe anbieten beziehungsweise an andere Anlaufstellen verweisen. Unter Umständen können auch professionelle Beratungsstellen hinzugezogen werden. Auch für dieses Gespräch erfolgt eine Dokumentation.

Hat das oder haben die BEM-Gespräche zur Festlegung von Maßnahmen geführt, müssen diese am besten zeitnah umgesetzt und hinsichtlich ihrer Wirksamkeit und Praktikabilität geprüft und bei Bedarf angepasst werden. Hat sich zum Beispiel der Gesundheitszustand des Beschäftigten verbessert? Wenn nein à warum nicht? Als Arbeitgeber kann man dabei auf den Arbeitnehmer zugehen und ihn fortlaufend befragen.

Konnte der Mitarbeitende mithilfe der Maßnahmen erfolgreich in seinen Arbeitsalltag wiedereingegliedert werden, folgt meist noch ein Abschlussgespräch, mit dem das BEM-Verfahren beendet wird. Falls das BEM nicht erfolgreich war, müssen neue Maßnahmen erarbeitet und durchgeführt werden. Hier gibt es einen Fragebogen zur Erfolgskontrolle des BEM.