Es ist notwendig, für jedes einzelne BEM-Verfahren eine eigene BEM-Akte anzulegen. In dieser befinden sich alle den Fall betreffenden Unterlagen. Da dies auch personenbezogene und vor allem gesundheitsbezogene Daten beinhaltet, ist hier besonders auf den Datenschutz zu achten. Aus diesem Grund ist die BEM-Akte räumlich und physisch getrennt von der Personalakte aufzubewahren. Außerdem wird empfohlen, sie aus Gründen des Zugriffsschutzes in Papierform anzulegen und in einem separat verschließbaren Schrank, im Sicherheitsbereich des BEM-Verantwortlichen aufzubewahren. So haben nur Personen Zugriff haben, die unmittelbar mit der Durchführung des BEM betraut sind. Darüber hinaus sollte jeder Zugriff auf die Akte mit Datum und Unterschrift protokolliert werden. So können die hohen Anforderungen des Datenschutzes gewährleistet werden.
Folgende Dokumente sollten in der BEM-Akte hinterlegt werden:
- Dokumentation zur erfolgten Einladung
- Antwortbogen zur Teilnahme am BEM-Informationsgespräch
- BEM-Teilnahmeerklärung/Ablehnungserklärung
- Einverständniserklärung zum Datenschutz im Rahmen des BEM
- Erklärung zur Schweigepflicht
- Ergebnisprotokoll(e) der Fallbesprechung(en)
- BEM-Beendigungsmitteilung
- und ggf. weitere einzelfallrelevante Dokumente z. B. Gesundheitsdaten
In der Personalakte werden hingegen nur die nachfolgend genannten Informationen zum BEM-Verfahren erfasst:
- Information über Einleitung des Verfahrens
- Information über Abschluss des Verfahrens
- Information über Nichtzustandekommen
- Information über Abbruch oder Unterbrechung
- ggf. Informationen über konkrete Maßnahmen
Wie lange eine BEM-Akte aufzubewahren ist, hängt davon ab, ob das BEM-Verfahren tatsächlich zu Stande gekommen ist. Grundlegend können zwei Szenarien unterschieden werden:
- BEM-Verfahren wurde angenommen und durchgeführt: Die Akte wird ab der Beendigung des Verfahrens für drei Jahre aufbewahrt.
- BEM-Verfahren wird angeboten und abgelehnt bzw. die Einwilligung widerrufen: Die BEM-Akte wird umgehend vernichtet. In der Personalakte werden lediglich alle notwendigen Nachweise über das ordnungsgemäße BEM-Verfahren gespeichert.